Ai-COSS 導入事例 導入の決め手編

注文住宅建築

私たちの会社に合った等身大のルールを作れました

  • O社(愛知県)
  • 2021年4月導入
  • 社員:25人
  • 資本金:2100万円

平成18年設立、愛知県名古屋市に本社を構えるO社様。
愛知県、岐阜県、三重県を中心に営業展開し、木造戸建住宅を中心に約50棟/年間を手掛ける企業様。
平均年齢は30歳前後と若いメンバーが多く、業績の伸長と比例して新しいメンバーも増えているとのこと。
アイコス導入時の背景や、苦労された話しを推進担当のK様に伺いました。

 

 

アイコス導入の背景をお聞かせください

当時(2020年秋)は、部門やポジションで様々な管理システムやソフトを使ってました。
手間が掛かるし、そのうち大きなミスが起きてしまうのでは?と、少し心配していました。
例えば、転記ミスや入力ミスといった小さなミス。そして、情報漏洩やデータ破損といった大きなミスにまで
発展するリスクを抱えていますよね。
お客様の個人情報をお預かりしているので、すごく大切な事ですし、これから会社が成長していく前に環境整備が必要だね、と話してました。

顧客管理だけでなく、契約書や発注書の保存ルールなども同様でした。
クラウドを使ってしっかりと文書や帳票を管理・保存してましたが、脱Excelって言うんですかね?文書類をデータとして管理していきたいと。
データとして管理出来れば、更新や決裁の履歴もそこに残っていきます。

自分達でそういう仕組みや管理システムを構築していこうか?と検討していた際に、アイ工務店さんのアイコスを紹介してもらいました。
当社の代表も、更新や決裁の履歴が残り、可視化できることを評価していました。

アイコス導入の効果をお聞かせください

一番大きな変化はワークフローシステム(申請・承認)の導入です。
(導入前は)請負契約の際に、代表と担当営業がクラウドで管理している書類を見ながら口頭でやり取りしてました。
そういう一連のやり取りが、管理システム内で行えるようになったのが大きいですね。
お客様の詳細情報から資金計画、請負金額まですべての情報がシステム内にあるので、いつでも誰でも確認出来ますし、決裁の履歴が残ります。
会社の規模が大きくなるにつれて益々必要になると感じてます。
拠点が増えたり、距離が離れてもスピード感が維持できるのが大きいですね。

承認フローは当社の規模に合せて、最適なルートを設計してもらいました。
大きな会社では色んな部署の人を通って決裁者に申請されると思うんですが、当社では出来るだけ早く代表に情報が届くようにしました。

 

アイコスの導入推進で大変だった事をお聞かせください

PC操作が苦手な方もいたので、操作に慣れていただくことは大変でした。
以前は、物件情報を個人で管理する場面もあり、顧客管理システムに情報を集めようという意識がそもそも低かったのかもしれません。
紙のマニュアルは文字を読んでも操作が想像しにくいので、PC操作が苦手な方にはハードルが高いですよね。
その点、アイコスは動画マニュアルがあるので助かりました。
動画を見ながら操作出来るのはPC操作が苦手な方には重宝されました。
まだ私が操作をサポートする場面もありますが、今後は”操作の慣れ”が重要だと思います。
入力した情報からExcel帳票が取り出せる機能もあるので、そこまで使いこなせるようサポートしていきたいです。

今後の展望やアイコスに期待することをお聞かせください

アイコスを導入したことで、社員が増えた時に仕事を教えるのが楽になると思います。
この業務はこのシステムを使って、あの作業はあのサイトにログインして・・・ということなく、アイコスを見ればすべての情報がそこにあるので、「アイコスを見てね」で済むと思います。
これは、大きな効果ですね。

将来的には、色んな事をデータで残せる仕組みを作っていきたいですね。
特にお客様とのやり取りや履歴を上手く残していきたいです。それが、お客様とのトラブル防止だけでなく、満足度向上に繋がれば良いなと思います。

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