重複作業やムダな作業が山積み状態でした

当社の課題は、業務効率が悪いことでした。
社内だけでなく、協力業者との事務作業が重複していたり、『これって必要？』と思えるムダな作業が多いと日頃から感じていました。

顕著なのは請求書ですね。協力業者さんは現場名や工事品種、請求金額をパソコンで入力し、印刷した請求書を郵送してくれます。
当社では請求書に記載された情報をパソコンに登録する。協力業者と当社の経理担当者はまったく同じ情報を重複して作業しているんですよね。

１人の入力で済めば作業量は半分になる

協力業者と当社の経理担当の一方が入力した情報が上手く共有できれば作業量は半分になる。
請求書以外にも同じような事が山積みの状況で、その結果、業務の分業が難しくなったり、担当者でないと分からないという状態になっていました。

導入の決め手は「インボイス制度対応」と「事業承継」

決め手の1つ目はインボイス制度（2023年10月開始）への対応です。何かしら準備しなくてはと焦っていました。
システム会社が提供するサービスが多くありますが、既存業務にさらに何かを付け加え業務量が増えるイメージでした。アイコスに決めたのは請求書関連（自社書式への変更や保存方法）の変更だけでなく、顧客管理から始まる一連の業務が一元化され、全体の業務量を増やさずに整備できると感じたためでした。

私が元気なうちに社内のルールを作っていきたい

決め手の2つ目は事業承継への準備です。世間で2025年問題と言われるよう、就業人口の高齢化や若手人材不足の課題は当社でも他人事ではありません。幸いにも当社には後継者がいるので、私が元気なうちに社内の仕組やルール作りなど事業承継の準備を始めたいと思っていました。私の知識や経験をそのまま引き継ぐのはでなく、ムダを省き、シンプルにして次世代に引き継いでいきたいと考えています。

ペーパーレスを実現させ業務効率化を進めたい

そうは言っても、等身大で出来る事から始めようと思っています。
最初に取り組みたいのは、物件データや情報を一元管理したいです。顧客データや図面、仕上表、案内図等の書類を基幹業務システム（アイシス）に集約させて社内と協力業者でオンライン上で共有させます。
次にインボイス制度への対応です。アイコスには受発注、請求書の授受を電子データでやり取りする機能がありますが、どうしてもパソコンが苦手な人向けに紙での運用が出来るのが有難いです。本当は最初から100％電子化を進めたいですが、まずは２つの方法を並行して無理のないペースで進めていきたいです。

次世代に向けた新しい住宅シリーズにチャレンジします

トリプルガラス樹脂サッシなど、アイ工務店仕様の建築資材や家づくりの特徴を上手く取り入れ、新しい住宅シリーズを作ってみたいです。
2050年「カーボンニュートラル」に向け、2025年には省エネ基準への適合が義務化されます。家を建てたいと考えている人は断熱性能に敏感になっています。現状より断熱性能を向上させるには、基本仕様の変更が必要となります。

業務提携サービスの１つにアイ工務店のモデルハウス見学があります。当社も契約後間もなく、甲府展示場（山梨県）を見学させてもらいました。気密・断熱性能だけでなく、スキップ収納や小屋裏の使い方など勉強になりました。
他社のモデルハウスをゆっくり見学する機会は無いので、こういう機会を設けてもらえるのは業務提携のメリットだと思います。

これからも適切な性能と価格のバランスがとれた家づくりをしていきたいと思います。